Když nás významný retailový řetězec požádal o rychlou pomoc, zadání bylo jasné a tvrdé: využít stávající zdroje na maximum, najít úspory a zefektivnit celé IT oddělení.
Do projektu nastoupil náš interim manažer — a výsledek předčil očekávání. Během krátké doby jsme dosáhli úspor přes 16 milionů Kč ročně a proměnili IT z reaktivního nástroje na proaktivního tvůrce inovací.
Co bylo cílem
- okamžitě zredukovať náklady bez ztráty kvality provozu
- přejít od „hasit požáry“ k prediktivnímu a plánovanému provozu
- snížit závislost na externích dodavatelích tam, kde je klíčné interní know-how
- vytvořit jasný delivery proces, aby byznys věděl přesně co, kdy a za kolik dostane
- zastavit nebo přehodnotit neefektivní projekty a vymáčknout lepší podmínky ze stávajících smluv
Jak jsme to udělali — hlavní kroky projektu
- Rychlá diagnostika a prioritizace Interim manažer začal auditem procesů, nákladů a smluv. Identifikoval „hot-spoty“ — oblasti s největší spotřebou času a peněz — a seřadil je podle dopadu na provoz a návratnosti.
- Převedení kritických rolí dovnitř Pozice, které vyžadovaly hluboké interní know-how (procesy zásobování, integrace pokladen, reporting pro merchandising apod.), jsme obsadili interně místo dočasné reliance na drahé dodavatele. To snížilo externí náklady a zrychlilo rozhodování.
- Jednoduchý a transparentní delivery proces Zavedení jasného end-to-end procesu pro dodávky IT: prioritizace požadavků, SLA, roadmapa a pravidelné „release windows“. Byznys nyní přesně ví, kdy dostane funkci nebo opravu a kolik to bude stát — může tak plánovat marketingové kampaně, nasazení nových produktů i provozní změny.
- Ukončení neefektivních projektů Bez sentimentu jsme přerušili projekty s nízkou přidanou hodnotou i přes předchozí investice. Uvolněné kapacity a rozpočet přesměrovaly na iniciativy s rychlou návratností.
- Renegociace smluv a optimalizace licencí Přezkoumali jsme všechny stávající smlouvy, identifikovali překrývající se licence a nevyužívané služby, a vyjednali lepší podmínky a cenové modely u klíčových dodavatelů.
- Zavedení proaktivního provozu a řízené údržby Změny v týmu a nasazení monitoringu, automatizovaných alertů a plánované maintenance umožnily předcházet výpadkům místo jejich řešení až poškození byznysu.
- Podpora inovací IT začalo být aktivním partnerem byznysu — navrhovalo piloty, které zlepšily zákaznickou zkušenost a provozní efektivitu (např. menší automatizace skladových procesů, reporting pro merchandising, rychlejší integrace nových dodavatelů).
Měřitelné výsledky
- Úspora přes 16 milionů Kč ročně díky kombinaci interního převzetí rolí, ukončení neefektivních projektů, optimalizace licencí a renegociace smluv.
- IT z reaktivního přechází do proaktivního režimu — méně incidentů, kratší doby obnovy, plánované nasazení funkcí.
- Růst interních kompetencí — kritické know-how “zůstává doma”, rozhodování je rychlejší a bezpečnější.
- Byznys má jasný plán dodávek — schopnost plánovat kampaně a provoz s reálnou jistotou termínů a nákladů.
- Kultura zastavení plýtvání — projekty s nízkou návratností se už nespouštějí jen proto, že „se na ně něco utratilo“.
Proč to fungovalo
- krátké rozhodovací cykly — interim manažer měl mandát rychle měnit priority;
- důraz na data a měřitelné metriky — každá změna byla sledovaná a vyhodnocovaná;
- kombinace „hands-on“ vedení (obsazení klíčových pozic interně) a procesního řízení (SLA, roadmapy);
- odvaha ukončit to, co nefunguje — i když už byly v některé projekty investovány peníze.
Závěr
Tento projekt ukázal, jak může správně vedený interim zásah změnit IT z nástroje, který pouze plní ad-hoc požadavky, na strategického partnera byznysu. S jasnou vizí, odvahou ukončit neefektivní aktivity a systémovým přístupem lze za relativně krátkou dobu dosáhnout významných úspor a skutečné hodnoty — v našem případě přes 16 milionů Kč ročně a IT, které dnes přichází s inovacemi, místo aby jen čekalo, co požádá byznys.
Chcete, aby váš IT tým přestal hasit požáry a začal řídit změnu? Rádi se podělíme o postupy a zkušenosti z tohoto projektu.
