Cash flow plán na 13 týdnů je nejrychlejší způsob, jak v krizi zjistit, na jak dlouho firmě vystačí hotovost a komu zaplatit jako prvnímu. Je to tabulka, ve které po týdnech vidíte všechny očekávané příjmy a výdaje na čtvrtletí dopředu. Majitel nebo finanční ředitel s ní může jednat s bankou i dodavateli konkrétními čísly místo dojmů.
Proč 13 týdnů a ne roční rozpočet
Roční rozpočet pracuje se ziskem, ale účty se platí z hotovosti. Firma může být v účetnictví v zisku a přesto nemít na výplaty, protože zákazníci platí o šest týdnů později, než se plánovalo. Třináct týdnů odpovídá jednomu čtvrtletí. To je dost dlouhé na to, aby se do plánu vešly splatnosti DPH, záloh na daně a splátek úvěrů, a dost krátké na to, aby se odhady daly každý týden ověřit proti skutečnosti.
Plán se hodí nejen v akutní krizi. Používají ho i firmy, které rostou rychleji, než stíhají financovat zásoby, nebo které čekají velkou investici a chtějí vědět, jestli ji unesou. Princip je pořád stejný: vidět peníze dřív, než vzniknou problémy, a mít na stole několik variant, jak je řešit.
Z mé praxe: když přijdu do firmy v tísni, první věc, kterou chci vidět, není výsledovka. Je to stav účtů dnes a seznam toho, co je splatné v příštích třech týdnech. Teprve z toho se pozná, jestli máme čas na plán, nebo jen na hašení. Podobné signály jsme popsali i v článku o tom, jak poznat varovné signály insolvence firmy.
Cash flow plán na 13 týdnů krok za krokem
- Zjistěte skutečný stav peněz. Sečtěte zůstatky na všech účtech, v pokladnách a nevyčerpané kontokorenty. Počítejte jen to, co můžete opravdu použít.
- Rozepište příjmy podle faktur. Každou vystavenou fakturu zařaďte do týdne, kdy ji zákazník skutečně zaplatí, ne kdy má podle smlouvy platit. Rozdíl mezi smluvní a skutečnou splatností bývá první velké překvapení.
- Přidejte povinné výdaje. Mzdy a odvody, DPH, zálohy na daně, splátky úvěrů a leasingů, nájmy a energie. Tohle jsou platby, které se nedají odložit bez vážných následků.
- Seřaďte ostatní platby podle důležitosti. Dodavatelé, bez kterých se nevyrábí, jdou před ostatními. Rozhodnutí, koho zaplatit dřív, dělá vedení, ne účetní.
- Spočítejte týdenní zůstatek. Začátek týdne plus příjmy minus výdaje dává konec týdne. Označte první týden, ve kterém jdete do mínusu. Do té doby máte čas jednat.
- Každý týden porovnejte plán se skutečností. Plán posuňte o týden dopředu, aby vždy ukazoval nejbližších třináct týdnů, a vysvětlete si každou větší odchylku.
Co do plánu patří: přehled položek
| Skupina | Co zahrnout | Jak často kontrolovat |
|---|---|---|
| Příjmy | Zaplacené faktury podle skutečné splatnosti, zálohy, dotace, prodej majetku | Denně přehled přijatých plateb, týdně aktualizace plánu |
| Mzdy a odvody | Čisté mzdy, sociální a zdravotní pojištění, daň ze mzdy | Měsíčně dopředu, týdně při změně počtu lidí |
| Daně | DPH, zálohy na daň z příjmů, silniční a další | Podle kalendáře splatností |
| Financování | Splátky úvěrů, leasingy, úroky, kovenanty | Týdně a před každým jednáním s bankou |
| Provoz | Dodavatelé, materiál, nájem, energie, služby | Týdně podle priorit |
| Jednorázové položky | Investice, odstupné, právní a poradenské služby | Při každé změně rozhodnutí |
Nejčastější chyby v cash flow plánu na 13 týdnů
Nejčastější chybou je příliš optimistický příjem. Plán pak ukazuje, že se vše vyřeší, a firma přestane dělat nepříjemná rozhodnutí. Druhou chybou je míchání zisku s hotovostí: do plánu se zapíšou tržby z faktur, které zákazník vůbec nezaplatí. Třetí chybou je plán, který připravuje jen účetní. Pokud ho nevlastní vedení a obchod, nikdo podle něj nejedná.
Poslední chyba je tichá: vynechané daně a odvody. Dluh vůči státu roste pomalu a v plánu o něm nikdo nemluví, dokud nepřijde výzva. Zahrňte je od prvního týdne.
Typická situace: co plán změní v rozhodování
Vezměte typickou výrobní firmu se zhruba stovkou lidí. Tržby jsou v pořádku, ale odběratelé platí pozdě a banka zpřísnila podmínky. Bez plánu majitel vnímá jen to, že na účtu je méně peněz než dřív. S plánem na 13 týdnů vidí, že v pátém týdnu se sejdou výplaty, DPH a splátka úvěru a že hotovost na to nestačí o jednu až dvě mzdy.
To je zásadní rozdíl. Místo obecné obavy má konkrétní termín a konkrétní částku. Může požádat banku o odklad splátky ještě před splatností, domluvit se s největšími odběrateli na kratší splatnosti nebo dočasně zastavit nákup materiálu, který se nespotřebuje. Banka i dodavatelé jednají mnohem ochotněji s firmou, která přijde s plánem, než s firmou, která o pomoc požádá až v den, kdy neplatí.
Plán také odhalí, které zakázky hotovost spotřebovávají. Někdy se ukáže, že nejvíc zatěžuje firmu zdánlivě dobrý zákazník s dlouhou splatností a vysokou zálohou materiálu. Takové zjištění přímo ovlivní cenu i obchodní podmínky.
Kdy přizvat interim CFO a kdy interim ředitele
Pokud ve firmě chybí někdo, kdo plán dokáže sestavit a hlavně každý týden vynucovat, dává smysl dočasné posílení. Interim CFO nastoupí rychle, převezme platební disciplínu a jedná s bankou jako člověk, který nese odpovědnost za čísla. Když je problém širší než finance, tedy chybí rozhodování o lidech, zákaznících a výrobě, pomůže spíš interim CEO. Více o postupu najdete na stránce jak funguje spolupráce.
Cash flow plán sám firmu nezachrání. Dává ale čas a čísla pro každý další krok, třeba pro restrukturalizaci ztrátové firmy. Čím dřív ho firma má, tím víc možností zůstává na stole.
Časté otázky
Jak často mám cash flow plán na 13 týdnů aktualizovat?
Jednou týdně, ideálně ve stejný den, kdy se dělá přehled plateb. V akutní krizi, kdy se hotovost mění denně, doplňte krátký denní přehled stavu účtů.
Kdo má plán sestavovat?
Sestavuje ho finanční ředitel nebo hlavní účetní, ale vlastní ho vedení. Obchod dodává realistické termíny plateb zákazníků, nákup priority dodavatelů.
Stačí na to Excel?
Ano. Důležitější než nástroj je disciplína a pravdivé vstupy. Jednoduchá tabulka s týdny ve sloupcích a skupinami plateb v řádcích úplně stačí.
Co dělat, když plán ukáže záporný zůstatek za dva týdny?
Okamžitě jednejte: domluvte se s bankou a klíčovými dodavateli, přezkoumejte zálohy od zákazníků a odložte všechny nepodstatné výdaje. Pokud si nejste jistí postupem, nečekejte, protože s každým týdnem zbývá méně možností.
Potřebujete plán rychle?
Pokud ve firmě nemáte nikoho, kdo by cash flow plán na 13 týdnů sestavil a vedl, ozvěte se. Big Interim zajistí interim manažera s nástupem do dvou týdnů. Kontaktujte Big Interim a probereme situaci firmy.
