Interim vedoucí skladu je správná volba ve chvíli, kdy sklad přestal fungovat a výroba na něj čeká. Přesně do takové situace teď nastupuje náš interim vedoucí skladu u nového klienta: nefunkční evidence, materiál rozházený kolem haly, z týmu zbyl jeden skladník a 50 zakázek je po termínu. Zadání je jednoduché a zároveň nejtěžší možné: začít od nuly a vybudovat sklad znovu.
Chaos ve skladu se málokdy objeví ze dne na den. Narůstá pomalu a tenhle vzorec vídám ve výrobních firmách opakovaně. Každý jednotlivý problém vypadá řešitelně. Dohromady ale vytvoří stav, ze kterého se firma vlastními silami nedostane, protože ti, kdo by ho měli řešit, ho každý den jen přežívají.
Co je interim vedoucí skladu
Interim vedoucí skladu je zkušený manažer, který na přechodnou dobu, obvykle na několik měsíců, převezme řízení skladu a interní logistiky výrobní nebo obchodní firmy. Nasazuje se, když sklad brzdí výrobu, chybí vedoucí nebo tým, nesedí stavy zásob se systémem nebo je potřeba sklad postavit znovu. Na rozdíl od kmenového zaměstnance nastupuje během několika týdnů, má od vedení jasný mandát a termín a po stabilizaci předá fungující sklad internímu nástupci. Big Interim obsazuje interim vedoucí skladu a manažery logistiky s nástupem do 2 týdnů.
Chaos ve skladu, který zastavil výrobu: výchozí situace
Klientem je výrobní firma, jejíž sklad zásobuje výrobu i montáž. Když jsme situaci poprvé viděli, vypadala takto:
- ERP systém se přestal používat. Skladníci nenačítali příjmy ani výdeje, takže stav v systému neodpovídal realitě.
- Materiál byl smíchaný dohromady a rozmístěný na mnoha místech kolem haly. Došlo to tak daleko, že nové kamiony s materiálem neměly kde zastavit a vyložit.
- Chyběl regálový systém. Bez pevných skladových pozic nebylo kam materiál zaskladnit ani kde ho hledat.
- Vychystávání se proměnilo v neustálé hledání. Každá zakázka znamenala obcházení haly.
- Stavy na skladě a v systému se rozcházely. Položky, které systém vykazoval, fyzicky chyběly, a naopak.
- Výroba nabírala zpoždění. Zhruba 50 zakázek bylo po termínu a některé z nich se po termínu dodání ještě ani nezačaly vyrábět.
- Tým se rozpadl. Ze čtyř skladníků zůstal jeden.
Žádný z těchto bodů sám o sobě firmu nepoloží. Problém je v tom, že se navzájem posilují. Když nefunguje evidence, nikdo neví, co objednat. Když se neví, co objednat, objednává se „pro jistotu“. Materiálu přibývá, místa ubývá a hledání trvá déle. Lidé ze skladu odcházejí a ti, kdo zůstanou, dělají práci za tři.
Proč se z chaosu ve skladu nedostali vlastními silami
Nejvíc vypovídající na celé situaci nebyl nepořádek v hale. Byla to odpovědnost. Za správné stavy neodpovídal nikdo. Když na montáži něco chybělo, montér si dojel na sklad, materiál si vzal a nikomu nic neřekl. Z pohledu montéra to bylo rozumné: potřeboval dokončit práci. Z pohledu firmy to znamenalo, že každý takový výdej prohloubil rozdíl mezi systémem a realitou.
Druhá strana téže mince je stejně typická. Jakmile se začne mluvit o pořádku a pravidlech, přijde odpor: „Když zavedete systém, nebudu si moct vzít ani pracovní rukavice.“ Lidé, kteří si roky pomáhali sami, vnímají evidenci jako kontrolu a omezení, ne jako pomoc. Vedení pak stojí mezi dvěma špatnými možnostmi: nechat to být, nebo zavést pravidla silou a riskovat odchod dalších lidí.
Interní tým na to nemá kapacitu ani mandát. Poslední zbývající skladník řeší denní provoz. Výrobní vedení hasí zpožděné zakázky. Nikdo nemá čas zastavit se a postavit sklad znovu, a už vůbec ne prosadit nepopulární změny napříč výrobou, montáží a nákupem. Proto firma sáhla po externím řešení: interim vedoucí skladu přichází zvenku, bez historických vazeb a s jasným mandátem od vedení.
Co udělá interim vedoucí skladu: zadání projektu
Interim vedoucí skladu dočasně převezme plnou odpovědnost za sklad a interní logistiku. Nejde o to „trochu uklidit“. Úkolem je vybudovat fungující sklad tak, aby ho po skončení projektu mohl převzít nový interní vedoucí a udržet ho v chodu. Konkrétně:
- Převzít každodenní řízení skladu a interní logistiky, aby výroba co nejdřív dostávala materiál.
- Zmapovat skutečný stav: co je kde, co chybí a co se v systému vede špatně.
- Navrhnout a zavést regálový systém a jednoznačné skladové pozice.
- Nastavit skladové procesy od příjmu přes zaskladnění a zásobování výroby až po výdej.
- Obnovit používání ERP a sladit fyzický a systémový stav zásob.
- Určit, kdo za co odpovídá, a nastavit pravidla pohybu materiálu, včetně výdeje na montáž.
- Doplnit a stabilizovat tým skladu a nastavit organizaci práce, 5S, inventury a základní KPI.
- Připravit standardy pro budoucího vedoucího skladu a sklad mu předat.
Jak interim vedoucí skladu řeší chaos ve skladu: postup
Pořadí kroků rozhoduje víc než jednotlivá opatření. Když firma začne nákupem regálů a nezná skutečný stav zásob, jen přestěhuje nepořádek z podlahy do polic. Proto postupujeme v těchto fázích:
| Fáze | Co se děje | Výsledek fáze |
|---|---|---|
| 1. Stabilizace | Uvolnit příjmové plochy, určit prioritní zakázky, zajistit materiál pro výrobu | Kamiony mohou vykládat, nejzpožděnější zakázky mají materiál |
| 2. Zmapování | Fyzická inventura, třídění smíchaného materiálu, porovnání se systémem | Víme, co máme, co chybí a co je navíc |
| 3. Struktura | Regálový systém, skladové pozice, označení, pravidla pohybu materiálu | Každá položka má své místo |
| 4. Proces a systém | Příjem, výdej a vychystávání znovu přes ERP, odpovědnosti, výdej na montáž | Stav v systému odpovídá regálu |
| 5. Tým a předání | Nábor a zaškolení skladníků, KPI, standardy, předání internímu vedoucímu | Sklad funguje i bez interim vedoucího skladu |
Pro interim vedoucího skladu má stabilizace přednost před vším ostatním. Firma s padesáti zakázkami po termínu si nemůže dovolit tři měsíce budovat ideální sklad a mezitím přicházet o zákazníky. První týdny jsou proto o tom, aby výroba dostala materiál na nejkritičtější zakázky a aby se do haly vůbec dalo vjet.
Odpor lidí: proč pravidla nesmí znamenat zákaz rukavic
Největší riziko celého projektu není technické. Regály se dají koupit a ERP znovu spustit za pár týdnů. Těžší je změnit návyky lidí, kteří si roky materiál brali sami. Kdo ten odpor podcení, dočká se toho, že nový systém bude na papíře fungovat a v hale ho nikdo nebude dodržovat.
Proto pravidla nastavujeme tak, aby lidem práci usnadnila, ne zkomplikovala. Spotřební materiál typu rukavice nebo spojovací materiál nemusí jít přes složitý výdej, stačí volně dostupná zásoba, kterou sklad průběžně doplňuje. Přísná evidence platí tam, kde rozhoduje o stavu zásob a o nákladech. Montér, který na montáži zjistí, že mu něco chybí, musí mít jasnou a rychlou cestu, jak materiál dostat. Pokud ji mít nebude, vezme si ho zase sám.
Podobné nasazení přímo v provozu jsme nedávno řešili u interim mistra výroby. A jak může vypadat výsledek dobře řízené logistiky, ukazuje naše případová studie Optimalizace logistiky pro úsporu nákladů a rychlejší dodávky.
Časté otázky
Jak rychle vyřešit chaos ve skladu?
Nejdřív stabilizovat provoz a zásobit výrobu na kritické zakázky, potom udělat fyzickou inventuru a teprve pak stavět regály, pozice a procesy. Opačné pořadí obvykle jen přesune nepořádek jinam.
Co dělat, když nesedí stav skladu se systémem?
Udělat úplnou fyzickou inventuru, opravit stavy v ERP a hlavně najít, kudy materiál odchází bez evidence. Bez uzavření těchto „zadních vrátek“ se rozdíly vrátí během několika týdnů.
Kdy nasadit interim vedoucího skladu nebo interim manažera logistiky?
Když sklad brzdí výrobu, chybí vedoucí nebo tým a interní lidé nemají kapacitu ani mandát změny prosadit. Interim vedoucí skladu nastoupí během několika týdnů a po stabilizaci předá sklad internímu vedoucímu. Pokud jde o širší logistiku napříč více sklady nebo pracovišti, hodí se spíš interim manažer logistiky.
Kolik stojí interim vedoucí skladu?
Cena se odvíjí od rozsahu, délky projektu a počtu dní v týdnu, kdy je interim na místě. Platíte jen za odvedenou práci, bez náborových nákladů a bez odstupného. Stabilizace provozu je otázkou týdnů, vybudování fungujícího skladu včetně týmu a předání nástupci typicky několik měsíců.
Máte ve skladu podobnou situaci, nebo vám odchází vedoucí skladu či logistiky? Interim vedoucí skladu nebo interim manažer logistiky od nás nastoupí do několika týdnů. Podívejte se, jak pracují naši interim specialisté, případně jak funguje spolupráce krok za krokem. Pokud potřebujete pomoct hned, ozvěte se Big Interim.
