Audit nákladů na IT je systematická kontrola toho, za co firma v IT skutečně platí a co jí to přináší: licence, smlouvy s dodavateli, interní kapacity a rozběhnuté projekty. Chcete-li ho zvládnout za týdny, ne za měsíce, začněte soupisem všech smluv a licencí, zjistěte, kdo je skutečně používá, a každému projektu přiřaďte vlastníka, termín a rozpočet. Zbytek je otázka odvahy něco zastavit.
Jmenuji se Jiří Lichý a s majiteli i řediteli firem tohle řeším opakovaně. IT bývá v rostoucích firmách místem, kam se roky přidává a skoro nikdy neubírá. Tady je postup, který se osvědčil v praxi.
Kdy má smysl audit nákladů na IT
Audit se vyplatí vždy, jakmile v IT chybí jasný rozpočet a nikdo nedokáže říct, kolik firma za rok platí za software, cloud a externí služby. Typické signály jsou tyto:
- Náklady na IT rostou rychleji než tržby a nikdo to neumí vysvětlit.
- Oddělení funguje v režimu hašení požárů a plánované projekty se neustále posouvají.
- Klíčové know-how drží externí dodavatel a firma za něj platí stále stejnou, nebo vyšší sazbu.
- Po akvizici nebo změně vedení se překrývá několik systémů, které dělají totéž.
- Finanční ředitel dostává faktury, které nedokáže přiřadit k žádnému projektu ani týmu.
Audit nákladů na IT krok za krokem
Samotný audit nemusí trvat měsíce. V praxi stačí týden až dva soustředěné práce, pokud ho vede někdo s přístupem ke smlouvám i k lidem. Postup vypadá takto:
- Soupis všech smluv a předplatných. Projděte účetnictví a platby kartou za posledních dvanáct měsíců. Právě tady se najdou služby, o kterých už nikdo neví.
- Kontrola licencí proti skutečnému používání. U každého softwaru porovnejte počet zaplacených uživatelů s počtem lidí, kteří se přihlásili v posledních třiceti až devadesáti dnech.
- Rozdělení externích dodavatelů. U každého zjistěte, co přesně dělá, za jakou sazbu a zda jde o činnost, která patří dovnitř firmy.
- Seznam rozpracovaných projektů. Ke každému zapište vlastníka, termín, rozpočet a očekávaný přínos. Projekt bez těchto čtyř věcí je kandidát na zastavení.
- Rozhodnutí v pořadí podle dopadu. Nejdřív zrušit nepoužívané, poté renegociovat překrývající se, nakonec přesunout klíčové role dovnitř.
- Zavedení pravidel do budoucna. Jednoduché SLA, plánovaná release okna a čtvrtletní kontrola nákladů, aby se problém nevrátil.
Podrobnější návaznost na řízení peněz najdete v článku o cash flow plánu na 13 týdnů. Audit IT je jedním z nejrychlejších způsobů, jak v krizi uvolnit hotovost.
Kde se v IT nejčastěji platí zbytečně
Konkrétní čísla se u každé firmy liší, proto je tady neuvádím. Opakující se místa nálezů jsou ale velmi podobná:
| Oblast | Co zkontrolovat | Typický nález |
|---|---|---|
| Softwarové licence | Počet zaplacených uživatelů vs. skutečné přihlášení | Nevyužité licence po odešlých zaměstnancích |
| Externí dodavatelé | Sazby, rozsah služeb, smluvní výpovědní lhůty | Dlouhodobé činnosti za hodinové sazby, které patří dovnitř firmy |
| Cloud a hosting | Prostředí, která nikdo nepoužívá, předimenzované kapacity | Testovací prostředí běžící roky bez účelu |
| Rozpracované projekty | Vlastník, termín, rozpočet, návratnost | Projekty, které se vlečou, protože se do nich už hodně investovalo |
| Překrývající se systémy | Více nástrojů pro stejnou funkci | Duplicity po akvizici nebo po změně vedení |
Proč audit nákladů na IT nezvládne jen tabulka
Najít úspory dokáže tabulka i dobrý analytik. Těžší je rozhodnout. Zastavit projekt, do kterého firma vložila půl roku práce, nebo vypovědět dodavatele, na kterém visí provoz, vyžaduje mandát a ochotu nést důsledky. Právě tady audity často skončí: vznikne prezentace, doporučení se ale nikdo nepustí realizovat.
V jednom retailovém řetězci s desítkami poboček našel náš interim manažer během týdne desítky nevyužitých licencí, drahé externí know-how i projekty bez vlastníka. Tři projekty s nízkou návratností zastavil a klíčové role přesunul dovnitř firmy. Celý příběh popisujeme v případové studii jak interim manažer ušetřil v IT přes 16 milionů korun ročně.
Kdo má audit nákladů na IT vést
Máte v zásadě tři možnosti a každá má své místo:
- Interní tým. Zná firmu, ale často chybí odstup a čas. Lidé, kteří IT denně provozují, těžko hodnotí vlastní rozhodnutí.
- Externí konzultant. Napíše doporučení a odejde. Hodí se tam, kde už je jasné, kdo změny provede.
- Interim manažer. Přichází bez provozní slepoty, s mandátem od majitele a s odpovědností za výsledek. Nejen audit navrhne, ale doporučení sám prosadí. Je to nejrychlejší cesta, pokud firma potřebuje výsledek, ne dokument.
Pokud problém IT přerůstá do řízení celé firmy, dává smysl zvážit interim CEO. Pokud jde hlavně o disciplínu rozpočtu a nákladů, je to spíš role pro interim CFO. Jak taková spolupráce probíhá, popisujeme na stránce jak funguje spolupráce.
Nejčastější chyby při auditu nákladů na IT
Za posledních několik let jsem viděl stejné chyby opakovaně. Většina z nich nemá nic společného s technikou, jde o řízení:
- Audit bez mandátu. Kdo audit dělá, musí mít právo něco zastavit nebo vypovědět. Jinak zůstane u seznamu doporučení.
- Škrtání podle velikosti faktury. Největší položka nemusí být ta nejzbytečnější. Rozhoduje, co firmě přináší, ne kolik stojí.
- Zachování „utopených nákladů“. Projekt se nezastaví jen proto, že se do něj už hodně investovalo. Tohle rozhodnutí je psychologicky nejtěžší a bývá nejvýnosnější.
- Jednorázovost. Bez pravidelné kontroly se nepoužívané licence a předplatná za rok nahromadí znovu.
- Ztráta know-how. Při přesunu klíčových rolí od externistů dovnitř firmy je potřeba počítat s předáním znalostí, jinak firma ušetří a přijde o provozuschopnost.
Poslední bod je důvod, proč doporučuji vést audit společně s člověkem, který bude za výsledek odpovídat i po jeho dokončení. Úspora, která zničí provoz, žádná úspora není.
Časté otázky
Jak dlouho trvá audit nákladů na IT ve střední firmě?
Samotný soupis a první nálezy zvládne zkušený člověk s přístupem ke smlouvám a lidem v řádu jednoho až dvou týdnů. Skutečné úspory se pak realizují postupně během několika měsíců, podle výpovědních lhůt smluv.
Co všechno se do auditu IT nákladů počítá?
Licence a předplatná, cloud a hosting, externí dodavatelé, hardware, interní kapacity a rozpracované projekty. Nejčastěji se zapomíná na drobná předplatná placená kartou a na projekty, které formálně nikdo nevlastní.
Kolik se dá při auditu nákladů na IT ušetřit?
Obecné číslo vám nikdo seriózně nesdělí, závisí na tom, jak dlouho se v IT nic nekontrolovalo. V našem retailovém případu šlo o úsporu přes 16 milionů korun ročně. Nejde ale o typický výsledek, každá firma je jiná.
Má audit IT smysl i pro malou firmu?
Ano. Čím menší firma, tím víc se nálezy projeví v rozpočtu. Stačí jednoduchý soupis smluv a licencí a pár hodin rozhovorů s lidmi, kteří systémy používají.
Chcete vědět, kde vaše firma v IT zbytečně platí?
Pokud řešíte podobnou situaci a potřebujete výsledek v řádu týdnů, ne roků, ozvěte se Big Interim. Probereme, jestli má smysl audit vést interně, nebo si přizvat interim manažera s mandátem.
