Projektové řízení ve výrobě se ve velké firmě láme na jedné otázce: kdo dnes ví, kde která zakázka stojí? Ve výrobním podniku ze Západních Čech s více než 1 000 zaměstnanci neuměl odpovědět skoro nikdo. Patnáct projektových manažerů pracovalo napříč osmi odděleními a každý z nich si odpověď složitě sháněl sám.
Proč projektové řízení ve výrobě ve velké firmě drhne
Na papíře měla firma všechno: projektové role, zakázky i zodpovědné lidi. V praxi ale informace putovaly mezi konstrukcí, technologií, nákupem, výrobou a kvalitou po telefonu a v e-mailových řetězcích. Zákazníci čekali na odpovědi, interní týmy se přetahovaly o priority a stav zakázky závisel na tom, koho se projektový manažer zrovna dopsal.
Ve velkém podniku se tohle nezastaví samo. Čím víc oddělení, lokalit a lidí, tím víc míst, kde se informace ztratí, a tím dražší je každé zdržení. Vedení proto nehledalo další poradenskou zprávu, ale někoho, kdo změnu zavede a bude za ni ručit. Oslovili nás.
Jak interim manažer zavedl projektové řízení v praxi
Našli jsme zkušeného senior projektového manažera a nabídli mu spolupráci jako interim manažerovi. Smlouvu uzavřel s námi a nastoupil na 3 měsíce s možností prodloužení. Jeho zadání znělo: dostat projektové řízení z papíru do každodenního provozu.
Nezačal nákupem software ani rozsáhlou metodikou. Strávil první týdny rozhovory s jednotlivými projektovými manažery a hledal, kde přesně se informace zasekává. Závěr byl jednoznačný: slabým místem nebyl nástroj, ale předávání informací mezi odděleními.
Na to navázal třemi kroky. Nastavil, odkud se bude stav zakázky čerpat přímo z informačního systému. Určil, kdo z kterého oddělení za jaké informace odpovídá. A všechno sepsal do aktualizované podnikové směrnice, aby pravidla přežila jeho odchod. Rozdíl oproti konzultantovi je v mandátu: interim manažer změnu nejen navrhne, ale sám ji uvede do provozu a ponese za ni odpovědnost.
Druhá fáze: kritický zákazník
Po půl roce fungoval nový systém v běžném provozu a klient spolupráci prodloužil o dalších šest měsíců. Interim manažer tentokrát převzal roli projektového manažera u významného, ale nespokojeného odběratele. Firma s ním měla vážné potíže s kvalitou i s dodržováním termínů.
Použil přitom pravidla, která sám nastavil. Zavedl pravidelnou komunikaci se zákazníkem nad celým souborem zakázek s jasně stanovenými prioritami, takže se přestalo hasit jednotlivé problémy a začalo se řídit celé portfolio. Vztah s odběratelem se postupně zlepšil.
Předání nástupci: zkouška, která rozhoduje
Největší test přišel na konci. Interim manažer zaškolil nástupce z řad zaměstnanců, který zákazníka převzal v daleko lepším stavu, než v jakém ho před půl rokem dostal on. Dobrý interim projekt poznáte podle toho, že po odchodu interim manažera věci fungují dál.
Podobné problémy často nekončí u projektů. Pokud se potíže ve výrobě a v řízení zakázek přelévají do provozu a financí, dává smysl uvažovat o interim výrobním řediteli, případně o interim CEO, který převezme řízení v celé šíři.
Varovné signály ve vaší firmě
Zbystřete, pokud platí aspoň jedno z tohoto: projektový manažer neumí do minuty říct stav zakázky, informace se předávají ústně nebo e-mailem, nikdo přesně neví, kdo za co odpovídá, a nespokojený zákazník se řeší až ve chvíli, kdy eskaluje.
Nejčastější otázky k projektovému řízení ve velkých firmách
Kdy má smysl povolat interim manažera na projektové řízení?
Ve chvíli, kdy firma projektové manažery má, ale zakázky se i tak zdržují, informace se předávají neformálně a změnu nemá kdo prosadit napříč odděleními. Interim manažer přináší zkušenost, odstup a mandát.
Jak dlouho trvá zavedení projektového řízení?
V tomto případě bylo zadání na 3 měsíce s možností prodloužení a po půl roce systém fungoval v běžném provozu. Konkrétní délka vždy závisí na velikosti firmy a počtu zapojených oddělení.
Čím se interim manažer liší od konzultanta?
Konzultant radí, interim manažer nastoupí do firmy, má mandát, změnu sám zavede a nese za ni odpovědnost. Po odchodu předá agendu nástupci z řad zaměstnanců.
Řízení projektů ve velkých firmách je to, v čem je interim management nejužitečnější: tam, kde je mnoho oddělení, mnoho lidí a málo času. Potřebujete pomoc ve svém týmu? Big Interim je váš partner pro interim management, ať jde o krátkodobé zástupy, nebo řešení složitých situací.
Údaje o firmě (region, velikost, počty lidí a oddělení) jsme z důvodu anonymity klienta upravili.
